秘书也疯狂的故事

总经理要求秘书安排次日上午9点开一个会议。这件事需要通知所有参会人员，秘书自己也要在会议中做服务工作，这是“任务”。但我们想要的结果是什么呢？下面是一段至九段秘书的不同做法。

一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书的做法：抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。

三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留出时间。

四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条“此会议室明天几点到几点有会议”。确认会场安排到哪，桌椅数量是否够用；音响、空调是否正常；白板、笔、纸、本是否充分；自己的准备，在物品上、环境上，可否满足开会的需求。

五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还需了解这个会议的性质是什么，议题是什么，议程怎么安排。然后给与会者发与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。目的是让参会者有备而来，以便开会时提高效率。