计算机知识录入与编辑
任务描述
刚上大学的小张同学对计算机的学习很感兴趣,于是他在提前搜集和学习了一些相关知识。现在小张想尝试使用Word软件将查询到的关于世界上第一台电子计算机的相关信息记录并保存起来。这对从来没有使用过办公软件的小张来说是个不小的挑战。
任务分析
通过分析任务可知,本次课程所涉及的内容是了解文档的基本操作,包括下面四个技能点:
1、文件管理:包括启动word、新建文档、保存文档、打开文档、关闭文档、发布文档
2、检查、保护:包括检查文档、加密文档
3、Word工作窗口:工作窗口的组成
4、文本的输入和编辑:包括输入文本的方法和编辑文本的方法
任务讲解
技能点1文件管理的基本操作
1启动word的常用方法有三种。(操作演示)
打开开始菜单,在程序列表中单击word命令
双击桌面上的word快捷方式图表
在计算机窗口中,双击任意一个word文档图标
2新建文档是编辑文档的前期工作,只有新建一个文档才能在新建的文档中开始录入信息并进行编辑操作。
新建空白文档(操作演示),启动word程序后,在新建窗口中单击“空白文档”,这样就完成了一次新建文档操作;在已打开的文档窗口中,单击快速访问工具栏中的“新建”按钮,也可以创建空白文档。但需要注意的是,在Word2021软件中,默认的快速访问工具栏中是没有新建按钮的,需要先单击快速访问工具栏下拉按钮,在快捷菜单中选中“新建”功能,将按钮添加至快速访问栏中,然后再单击该按钮进行空白文档的新建。
用模板新建文档,启动word程序后,在新建窗口可看到许多模板,单击需要使用的模板,如“插入首个目录”,这样就可以新建一个套用相应模板的新文档。
用联机模板新建文档,启动word程序后,在新建窗口的“搜索联机模板”文本框中输入关键字,回车完成,在搜索结果中单击需要使用的模板,下载后即可使用该模板创建文档,例如,输入“简历”
3保存文档,是指将文档存储到磁盘存储器中,在word中可以通过保存命令或另存为命令实现文档的保存
保存命令可以使用已固定快速访问工具栏上的“保存”按钮,或文件选项卡中的“保存命令”
新建且未保存过的文档在执行保存命令后,需要在弹出的“另存为”对话框中,通过左侧的导航栏选择保存的路径,在文件名文本框中输入文件名称,即可将文档保存到指定位置
已经存储在磁盘上的文档文件,执行保存命令后,不会弹出对话框,系统进行更新保存
在开始选项卡中选择另存为命令,无论当前文档是否已保存到磁盘中,都会弹出 “另存为”对话框中,可以更改文件位置和文件名称,单击保存按钮,即可完成文件另存一份的操作。
4.关闭文档
单击标题栏上的关闭按钮或在文件选项卡中,选择“关闭”命令,
注意:关闭未保存的文档,会弹出“保存对此文件所做的更改”对话框,用来修改文件保存的位置。
5.打开文档,打开一个已经存在的文档有以下几种方式:
在“计算机”窗口中,双击打开word文件
启动word,单击“文件”-“打开”-“浏览”选择某个位置的文件,单击“打开”按钮,即可打开指定的文档。
启动word,单击快速访问工具栏中的“打开”按钮,同样,打开按钮需要提前添加到快速访问工具栏中,单击“浏览”选择某个位置的文件,单击“打开”按钮,也可打开指定的文档。
启动word,依次单击“文件”-“打开”-“最近”,可以看到最近使用过的文档,选中后即可打开。
6.发布文档是将完成编辑的Word文档转换成PDF格式,使之更好适应具体工作要求。
保存为PDF。在打开的word文档中,依次单击“文件”-“另存为”-“浏览”,打开“另存为”对话框,在“保存类型”下拉列表框中选择“PDF”,根据需要选择路径和文件名,单击“保存”按钮即可将当前文档保存为PDF。
导出为PDF。在打开的word文档中,依次单击“文件”-“导出”-创建pdf/xfp按钮,打开“发布为pdf或xfp”对话框,根据需要选择路径和文件名,单击“保存”按钮即可将当前文档导出为PDF,可以在“选项”按钮中对PDF文件进行加密。此方式与保存为PDF功能相同。
打印为PDF。在打开的word文档中,依次单击“文件”-“打印”,在打印窗口中打印机选项选择MICROSOFT PRINT TO PDF,单击“打印”按钮。打开“将打印输入另存为”对话框,根据需要选择路径和文件名,单击“保存”按钮即可将当前文档打印为PDF。
技能点2word2021工作界面
Word2021主界面自上而下被划分为了四个区域,分别是标题栏区、功能区、编辑区和状态栏区。
1、最顶端的区域是标题栏区,包含快速访问工具栏、文件名称、micorsoft搜索、窗口控制按钮。
快速访问工具栏默认位于整个界面的左上方,默认只有四个按钮:保存、撤销、重复键入和自定义快速访问工具栏。有两种方式可以将常用功能添加到快速访问工具栏。
第一种,点击【自定义快速访问工具栏】,里面列出了常用的几个功能,点击想要的功能即可将其添加到快速访问工具栏。
还可以在【自定义快速访问工具栏】中点击【其他命令】,打开【Word选项】对话框,然后找到需要的功能,点击【添加】,最后点击【确定】,即可将其添加到快速访问工具栏。
第二种,右键点击功能区上的命令按钮,再点击【添加到快速访问工具栏】,即可将此功能按钮添加到快速访问工具栏。
单击文件名称,可以查看文件的名称和保存位置
micorsoft搜索:可以搜索具体的功能,选择后执行该功能
2、功能区位于标题栏区的下方,它只包含一个工具栏。工具栏是由选项卡、组和功能按钮(命令)组成。
工具栏包含多个选项卡,每一个选项卡都有独立的名字,如开始、插入、设计等。
每个选项卡被划分为多个功能组,如开始选项卡中包含了剪贴板、字体和段落等五个功能组。每个功能组又包含多个功能按钮(也就是“命令”),点击对应的功能按钮即可调用此命令。
显示功能选项
全屏显示:整个选项卡和功能区都会被自动隐藏,整个编辑区变大。
如果要调用某个功能,只需要将鼠标移动至最顶部,然后单击,即可显示整个选项卡和功能区。
仅显示选项卡:选项卡可见,功能区不可见。点击选项卡名称才能显示对应的功能区。
始终显示功能区:选项卡和功能区都处于可见状态。
3、编辑区由导航栏、主编辑区、标注区、水平标尺、垂直标尺、水平滚动条和垂直滚动条组成。
主导航栏,点击【视图】选项卡,在显示组内,选中【导航窗格】,即可开启导航栏,反之则关闭导航窗格。
主编辑区,中间的这一大块区域被称为主编辑区(简称“编辑区”),是文字输入和编辑的主要区域,它包含页眉、正文和页脚三个部分。
水平/垂直标尺,在【视图】选项卡的显示组内,勾选或不选【标尺】,即可开启/关闭标尺。
标注区是用来显示批注内容的区域,依次点击:【插入】-【批注】,即可插入一条批注。
批注是对主编辑区内容的解释说明,插入批注后就会自动显示标注区。
删除所有批注后,批注区就会自动隐藏;
水平/垂直滚动条,如果页面过大而Word界面过小,在编辑区右侧和下方就会分别自动显示水平滚动条和垂直滚动条。拖动滚动条上的滑块就可以快速浏览文档内容。
4、最底部的区域被称为状态栏区,只包含一个状态栏。
状态栏左侧显示了当前文档的一些基本信息,如页数、字数等。
状态栏右侧是调整窗口显示比例的控件,拖动滑块可以快速的放大/缩小页面;另外控件左侧还有四个视图按钮,分别是专注模式、选取模式、打印布局和Web版式,可以帮助我们选择合适的编辑或阅读模式。
技能点3文本输入和文本编辑
1、输入文本是word中的一项基本操作。新建一个文档后,在文档的开头位置有一个闪耀的黑色竖线,称之为“插入点”,在word中输入的任何文本都会在插入点处出现,插入点向右侧移动,当插入点移动到一行结尾处时,word会自动换行。如需要分段,可以按回车键将光标插入点定位到下一段的段首位置
在word中很多符号无法通过键盘直接输入,例如希腊字母,℃等。这些特殊符号我们可以通过“符号”窗口、软件盘等方式输入。
依次单击“插入”选项卡,符号组中的符号按钮,在下拉列表中选择“其他符号”,打开“符号”窗口,为了方便查找符号,可以鼠标拖动窗口右下角,调整窗口大小。“符号”窗口包括“符号”和“特殊符号”两个选项卡。
符号选项卡:可以插入符号类型取决于可用的字体。还可以是使用附加字体,例如“wingdings,wingdings2,wingdings3”或是“Webdings”等,它包括很多装饰性符号。默认为普通字体,是文档中插入点处的字体。子集下拉列表框是当前字体的分类。在列表框中选择一个符号,单击插入按钮,可以将符号插入到文档中
特殊符号选项卡:一些固定信息的特殊符号,例如商标符号
在列表框中选择一个符号,单击插入按钮,可以将符号插入到文档中
2、输入文本后,需要对文本进行编辑,每项编辑操作都有很多方法,对于初学者来说掌握一种实用技术,从练习中触类旁通,是快速掌握文本编辑操作的一条捷径。
定位插入点:可以用鼠标,也可以使用键盘方向按键定位插入点
鼠标单击可以定位插入点到任意文本字符位置;双击可以定位到无字符位置
键盘:方向键可以控制插入点移动,home键可以定位插入点到当前行行首,end键可以定位插入点到当前行行尾
选取文本:在文本进行编辑之前,需要选取文本。选取文本既可以使用鼠标,也可以使用键盘,还可以结合鼠标和键盘进行选取。选取文本可以直接在文本上进行操作,也可以在文本左侧的文本选择区进行操作。
选取连续文本:在需选中区域的起始位置按住鼠标左键,拖动鼠标光标移至结尾处,放开鼠标左键,即可选中连续区域,被选中的文字默认以灰色底纹标识。shift键结合鼠标单击,定位插入点到需选中区域的起始位置,按住shift键后,单击结尾处,同样可以选择连续区域
选取一行:将光标移至所需选择行的左侧,当鼠标光标变为箭头形状时,单击鼠标左键即可选中该行
选中连续行:将光标移至所需选择行的起始位置,当光标变为箭头形状时,按住鼠标左键向下拖动鼠标至最后一行
选中段落:在要选中的段落中快速单击三次鼠标左键,或将光标移至该段落左侧,当鼠标光标变为箭头时,双击鼠标左键即可
选中字词:双击字词位置,即可选中字或词
不连续文本对象的选取:可以通过ctrl键来实现
删除文本:文本的删除,可以使用delete键和backspace键。定位插入点后,delete键可以删除插入点右侧的字符,backspace键可以删除插入点左侧的字符。选取文本后,两个按键的功能相同,都是删除选取的文本
插入文本:定位插入点后,键盘输入文本
修改文本:选取待修改的文本,然后直接输入新文本即可
移动文本/复制文本:移动复制文本,既可以通过剪贴板功能,也可以通过鼠标拖动
先来学习剪贴板方式,选取文本之后,单击“开始”选项卡,在剪贴板组中,单击剪切按钮或使用快捷键CTRL+x,定位插入点,单击“粘贴”按钮,可以实现文本的移动操作。单击复制按钮或使用快捷键CTRL+c后粘贴,则可以实现复制操作
鼠标拖动方式:选取文本后,直接拖动实现移动操作,按住CTRL键拖动,实现复制操作
查找文本/替换文本
查找:依次单击开始选项卡,编辑组中的查找按钮,左边导航栏出现“搜索框”,在搜索框中输入待查找的文本,点击查找。导航栏中显示所有查找结果,编辑区将查找文本突出显示,可以在导航栏中快速定位文档位置。
替换:依次单击开始选项卡,编辑组中的替换按钮,打开“查找和替换”对话框。在“查找内容”文本框中输入查找内容,在“替换为”文本框中输入替换内容,如果希望局部替换,则单击“查找下一处”按钮移动动到要替换的文本处,再单击“替换”按钮即可。单击“全部替换”按钮则实现全部替换功能
撤销/恢复:撤销可以使用快速访问工具栏上的撤销按钮或者快捷键ctrl+z
恢复可以使用快速访问工具栏上的恢复按钮或者使用快捷键ctrl+y
视频讲解