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任务1 创建 编辑学生成绩表
任务导入:刘文是人事处的职员,需要对全校学生的期末成绩进行录入。为了提高效率,刘文决定应用Excel 2010来完成这个任务。
思考:面对一些有规律的数据,有没有什么比较便捷的输入方法呢?
任务1.1启动Excel软件
任务1.2新建 保存和保护工作簿
任务1.3输入数据
任务1.4编辑数据
任务1.5设置成绩表的格式
教材任务操作视频
教材任务操作步骤
单击“开始”按钮,选择“所有程序”
“Microsoft Office”
“Microsoft Excel 2010”命令。
² 单击A1单元格,输入“学生成绩表”,选择单元格区域A1:H1,单击“开始”选项卡“对齐方式”组中的【合并后居中按钮】
。
² 单击A2单元格,输入“序号”,然后依次单击B2、C2、……H2单元格,依次输入“学号”、“姓名”“班级”“出生日期”“性别”“数学”“语文”“计算机”等相应数据。
²选择A3:A22单元格区域,选择“开始”,在“数字”组中,选择“常规”右面的下箭头单击,在弹出的菜单中选择“文本”,将A3:A22单元格格式设置为文本格式。重新选择A3,输入“001”,将鼠标移动到该A3单元格右下角的填充柄(填充柄是指当前单元格粗边框的右下角的小黑方块)上,鼠标由原来的白十字
变成了黑十字
,按住鼠标左键拖拽到A22单元格释放,这时Excel将会按照顺序自动填充数据。
²单击B3单元格,输入20183109031,选中 B3,按住CTRL键,拖动填充柄到B22单元格释放,这时Excel将会按照顺序自动填充数据。
²在C3:C22区域中输入相应的姓名,在D3:D22区域中输入相应的班级,在E3:E22区域中输入相应的出生日期,出生日期可以先按照“年/月/日”的格式输入,然后统一选中,再开始选项卡的“数字”组中,选择“常规”右面的下箭头单击,在弹出的菜单中选择“长日期”,数据将自动改成需要格式,在相应的位置输入数学,语文,英语,计算机的成绩。
2.为“性别”列设置数据有效性和并输入所在部门
² 选取要定义有效数据的区域“F3:F22”。
² 选择【数据】选项卡中【数据工具】中的“数据有效性”选项。
² 在“数据有效性”选项卡中完成如图5-11所示设置。在【设置】选项卡中【允许】下拉列表框中输入序列“男,女”,注意逗号要以英文格式输入,单击确定按钮即可。
² 单击F 3单元格,它的右边会出现一个下拉按钮,单击它会出现下拉列表,选择“男”选项,则性别“男”被输入F3单元格中,在F 4: F 22单元格区域分别设置好相应的性别。
选择A2:J22单元格区域,在“设置单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡,设置“文本对齐方式”中的“水平对齐”和“垂直对齐”都为“居中”。
3.格式设置
(1)设置行高和列宽
通过工作表左边行选定区选定第2至8行,鼠标在选区域上点击右键,选择“行高”,设置行高值为20,或通过选择“开始”选项卡“单元格”项中的【格式】,从弹出的下拉列表中选择“行高”。
通过工作表列选定区选定第A至H列,通过选择“开始”选项卡“单元格”项中的【格式】,从弹出的下拉列表中选择“自动调整列宽”来设置列宽。
(2)设置对齐方式
选择A2:J22单元格区域,在“设置单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡,设置“文本对齐方式”中的“水平对齐”和“垂直对齐”都为“居中”。
4.保护工作表
单击“文件”选项卡,在弹出的菜单中选择“另存为”,弹出另存为对话框,在另存为对话框中选择工具下拉菜单中的常规选项,就可以分别设置打开权限密码和修改权限密码,密码均为0。
Word综合实训
操作视频
制作员工通讯录(Excel基本操作)
◆ 操作与实训
刘文计划做出的员工通讯录如图3-1所示。

图3-1 员工通讯录
3.1.1.新建和保存工作簿
(1)新建空白工作簿
单击“开始”按钮,选择“所有程序”“Microsoft Office”“Microsoft Excel 2010”命令。
空白工作簿就是其工作表中没有任何数据资料的工作簿。新建空白文档有以下方法:
l 第一次启动Excel 2010时,会默认建立一个名为“工作簿1”的工作簿。
l 在打开Excel状态下新建工作簿,执行【文件】菜单的【新建】命令,在打开的“新建工作簿”任务窗格中选择【空白工作簿】即可,如图3-2所示。

图3-2 新建工作簿窗口
(2)保存工作簿
可以通过选择Excel 窗口左上角的存盘按钮
,或选择【文件】菜单中的【保存】或【另存为】,将工作簿保存到磁盘。如果第一次保存,将弹出如图3-3所示的“另存为”对话框,在“保存位置”选择要存入工作簿的文件夹,如“我的文档”,再输入文件名“员工通讯录”,单击【保存】按钮即可。对同一个工作簿可以多次保存,且从第二次开始将不再弹出“另存为对话框”。
注意:保存操作应该要贯穿整个操作中,做到边做边存,防止意外情况发生导致的信息丢失。

图3-3 “另存为”对话框
(3)保护工作簿
为了防止他人浏览、修改或删除工作簿。可以对工作簿进行保护。
在“文件”选项卡中选择“另存为”命令,在弹出的“另存为”对话框中单击右下角的“工具”下拉按钮,如图3-4所示。

图3-4 “常规选项”对话框
在打开的下拉列表中选择“常规选项”,打开“常规选项”对话框。
在“打开权限密码”和“修改权限密码”文本框中输入密码。单击“确定”按钮,会弹出“确认密码”对话框,要求重复输入刚才设置的密码。重复输入密码后,单击“确定”按钮,返回到“另存为”对话框,单击“保存”按钮完成操作。
3.1.2.数据输入
(1)单元格数据输入
l 单击A1单元格,输入“员工通讯录”,选择单元格区域A1:H1,单击【开始】选项卡“对齐方式”组中的【合并后居中按钮】
。
l 单击A2单元格,输入“编号”,然后依次单击B2、C2、……H2单元格,依次输入“员工号”、“姓名”“性别”“部门”“工资”“入职时间”“联系电话”等相应数据。
l 单击A3单元格,输入1,单击A4单元格,输入2。选择A3:A4单元格区域,将鼠标移动到该A4单元格右下角的填充柄(填充柄是指当前单元格粗边框的右下角的小黑方块)上,鼠标由原来的白十字
变成了黑十字
,按住鼠标左键拖拽到A8单元格释放,这时Excel会按这两个单元格的差自动填充序列。在填充序列完成后,会出现一个“自动填充选项”只能标记,单击该标记右侧的下拉按钮,在打开的列表中可以选择不同的填充方式。
l 单击B3单元格,输入0001,这时发现输入的数值自动变成数字形式显示,我们需要设置其显示格式。选择B3:B8单元格区域,单击【开始】选项卡“数字”组中右下角的箭头
,或将鼠标放在B3:B8单元格区域上点击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”,在打开的“设置单元格格式”对话框的“数字”选项卡中设置“分类”为“文本”,如图3-5所示。

图3-5 “单元格格式”对话之“文本”
l 选择B3单元格区域,将鼠标移动到该B3单元格右下角的填充句柄上,鼠标由原来的白十字
变成了黑十字
,按住鼠标左键拖拽到B8单元格释放。
l 或者在B3单元格中输入“'0001”,其中数字0001前加英文半角单引号表示所输入的内容作为文本型数据。
l 在C3:C8区域中输入相应的姓名。
(2)为“性别”列设置数据有效性和并输入所在部门
l 选取要定义有效数据的区域“D3:D8”。
l 选择【数据】选项卡中【数据工具】中的“数据有效性”选项。
l 在“数据有效性”选项卡中完成如图3-6所示设置。在【设置】选项卡中【允许】下拉列表框中输入序列“男,女”,注意逗号要以英文格式输入,单击确定按钮即可。

图3-6“数据有效性”对话框
单击D3单元格,它的右边会出现一个下拉按钮,单击它会出现下拉列表,选择“男”选项,则性别“男”被输入D3单元格中,在D4:D8单元格区域分别设置好相应的性别。
按住【ctrl】键,依次选择部门相同的单元格E3、E5和E7,然后输入“护理系”,按【ctrl+Enter】组合键,则选中的单元格中都显示为“护理系”,此方法可以快速输入大量相同的数据,按此数据填充方法在单元格中输入其余的部门。
(3)设置货币、日期和时间格式
日期和时间是一种特殊的数值数据。当在单元格中输入系统可识别的时间和日期型数据时,单元格的格式会自动转换为相应的时间或者日期格式,而不需要专门设置。
选中单元格区域F3:F8,在“开始”选项卡中,单击“数字”组中的“会计数字格式”按钮
。在F3中输入“3600”,按【Enter】键,即可显示带有货币符号的数据。在单元格F4:F8中输入相应的报名费值。
选中单元格区域G3:G8,单击【开始】选项卡“数字”组中右下角的箭头
,或将鼠标放在G3:G8单元格区域上点击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”,在打开的“设置单元格格式”对话框的“数字”选项卡中设置“分类”为“日期”,在右侧的类型中选择相应的类型。
在单元格区域G3:G8中依次输入日期。(注:输入日期和时间时,要注意正确的输入方法,如2007/6/1、21-Mar-13等格式都为合法的日期格式;如13:30、1:30PM等格式都为合法的时间格式。如果要输入当前日期,按【Ctrl+;】组合键;如果要输入当前时间,按【Ctrl+Shift+;】组合键。)
在单元格区域H3:H8中输入相应的电话号码即可。这里可以设置数据有效性(在“设置”选项卡中的“允许”下拉列表框中选择“自定义”选项,在“公式”文本框中输入公式“=LEN(H3)=11”,若以后输入的电话号码不是11位时,将会弹出提示信息对话框,并拒绝接受输入的号码)
3数据编辑
在检查表格时,刘文发现有些数据不准确,需要进行修改;这时需要对成绩表进行编辑。
(1)修改数据
双击要修改的单元格,直接在单元格中修改数据。
(2)移动单元格
选择要移动单元格,单击“剪切”按钮,在目的单元格单击“粘贴”按钮。
(3)插入列
选中“入职时间”一列,选择【开始】选项卡“单元格”项中的【插入】,Excel支持插入单元格、工作表行、工作表列、工作表等元素,可以根据需要进行选择。选择插入【列】命令,在“入职时间”列前增加了一空白列,然后输入奖金,并对输入的数据进行货币格式的设定。
(4)删除
选择要删除列的某一单元格,选择【开始】选项卡“单元格”项中的【删除】,Excel支持删除单元格、工作表行、工作表列、工作表等元素,可以根据需要进行选择。如果需要删除“奖金”列,可以选择删除单元格,这时弹出如图3-7所示“删除”对话框,选择“整列”,则可将这一列删除。

图3-7 “删除”对话框
(5)清除
选择【开始】选项卡“编辑”项中的【清除】,可以选择清除格式、内容等项。可以根据需要进行选择。
(6)将“部门”为护理系细化为英护,添加员工号为“0007”,并修改0005员工号的信息。
数据的修改可利用查找和替换功能来实现。查找常用于在工作表中快速定位于某一处,而替换则是对工作表中的数据进行修改。
在“开始”选项卡中,单击“编辑”组中的“查找和选择”按钮,在打开的下拉列表中选择“替换”命令。
在打开的“查找和替换”对话框中,在“查找内容”文本框中输入“护理系”,在“替换为”文本框中输入“英护”,然后单击“全部替换”按钮,并在替换完成后弹出的提示对话框中单击“确定”按钮。
要添加信息则要先插入空白行,然后输入员工信息。若选中不连续或连续的行或列,可一次性插入多行或多列。
选中第5行或改行中的任意一个单元格,在“开始”选项卡中,单击“单元格”组中的“插入”右侧的下拉按钮,在打开的下拉列表中选择“插入单元格”选项。若在下拉列表中选择“插入工作表行(列)”选项,则可直接在所选行的上方插入空白行或所选列的左侧插入空白列。
在弹出的“插入”对话框中选择“整行”单选按钮。单击“确定”按钮即可在所选行的上方插入空白行。在此行中输入0007员工号的信息。
利用“查找”功能找到0005员工号所在行,选中需要修改的单元格,在“开始”选项卡中,单击“编辑”组中“清除”右侧的下拉按钮,在打开的下拉列表中选择“清除内容”选项,然后在单元格中输入相应的信息。
.成绩表的美化
到目前为止,班级成绩表的数据已经输入完毕,便还不够美观,格式上也不统一。刘文需要对成绩表的行高和列宽进行设置,将数据的格式统一,并添加边框和底纹。
(1)设置行高和列宽
通过工作表左边行选定区选定第2至8行,鼠标在选区域上点击右键,选择“行高”,设置行高值为20,或通过选择【开始】选项卡“单元格”项中的【格式】,从弹出的下拉列表中选择“行高”。
通过工作表列选定区选定第A至H列,通过选择【开始】选项卡“单元格”项中的【格式】,从弹出的下拉列表中选择“自动调整列宽”来设置列宽。
(2)设置对齐方式
选择A2:L8单元格区域,在“设置单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡,设置“文本对齐方式”中的“水平对齐”和“垂直对齐”都为“居中”如图3-8所示。

图3-8“设置单元格格式”对话框之“对齐”
(3)设置字体格式
选择A1单元格,在“设置单元格格式”对话框中单击“字体”选项卡,设置字体为“黑体”,“加粗”,“20号”,红色字体。用同样的方法A2:L8单元格区域的字体设置为“宋体”,“11号”加粗。
(4)设置边框格式
选择A2:L8单元格区域,在“设置单元格格式”对话框中单击“边框”选项卡,设置为四周粗框线、内部细框线,如图3-9所示。

图3-9“设置单元格格式”对话框之“边框”
注意:在此项设置中,要先选择“线条样式”和“颜色”,后选择“预置”。
(5)设置图案格式
选择A2:L2单元格区域,在“单元格格式”对话框中单击“图案”选项卡,设置“单元格底纹”颜色为“橄榄色,强调颜色3,淡色40%”,图案样式选择“逆对角线条纹”如图3-10所示。

图3-10“设置单元格格式”对话框之“图案”
电子表格处理导学
本部分课程给大家介绍的是如何制作电子表格并对表格进行数据处理。是信息化办公的重要组成部分,广泛应用于专业的金融、财务、税务、行政及个人事务处理等数据管理领域。它不仅可以简单快捷地创建和美化表格,而且还具有强大的数据处理功能,例如:单元格数据快速输入、单元格类型设定、函数的使用、表格数据的分析统计、快速创建报表和图表等。
电子表格处理有多种不同的软件,较为常用的有Microsoft公司的Excel,苹果公司的Numbers和金山公司的WPS等,我们的课程主要讲解的是Microsoft公司的Excel软件。
《电子表格处理》课程将采用任务驱动教学模式,通过任务描述、技术分析、任务讲解、能力拓展四个环节开展教学。课程包含五个任务,依次为制作员工工资表、计算员工工资表、分析处理员工工资表、函数的应用案例、Excel数据分析综合应用。
在开始讲解新课程之前,老师先给大家介绍几个演示文稿中的常用术语:
1.工作簿:即常说的Excel表格,是保存在磁盘上扩展名为xlsx或xls的文件。一个工作簿中可以包含一个或多个工作表,它像一个表格集合,把若干张相关联的表格或图表存放在一起,以便于集中管理。目前常用的工作簿的保存类型为xlsx格式文件。
2.工作表:是Excel工作簿中包含的一张张单独表单,是Excel软件完成工作的基本单位,由行和列构成的若干单元格组成。如果当前工作簿文件的扩展名为xls,其包含工作表的最大行号为65,536,最大列标为IV;如果当前工作簿文件的扩展名为xlsx,其包含工作表的最大行号为1,048,576,最大列标为XFD列。
3.单元格:工作表中行列交汇处的区域称为单元格,可输入数字、字符串、公式等,是Excel中最基本的编辑单位。工作簿、工作表及单元之间的关系是工作簿包含工作表,工作表包含单元格。
4.单元格地址:在Excel中,为唯一标识每个单元格在表格中的位置,需要给每一个单元格定义一个唯一的编号,即单元格地址。单元格地址也由列号从A到XFD,加行号从1到1,048,576来组成,例如:“C7”表示第C列的第7行的单元格。如果要表示多个不连续的单元格,可依次书写每个单元格地址,其间用逗号分隔,如:A4逗号C7。而要表示一个连续的单元格区域,可书写该区域的开始、结束单元格的地址,其间用冒号分隔如A1冒号A4、A4冒号C7。
5.活动单元格:即插入点所在的单元格或者已经选定的单元格组,它表示当前正在进行编辑的区域。若选中一个单元格或连续选择一些单元格,其四周会用加粗的边框和灰色底纹标识(单独选中的单元格或一组连续的单元中第一个被选中的单元格无灰色底纹),并且在其右下角还会出现一个实心小方块,称为填充柄;若同时选中一些不连续单元格,则这些单元格仅用灰色底纹标识(最后一个被选中的单元格无灰色底纹)。在对某个或某些单元格进行编辑前,必需先进行选定,将其设置为活动单元格。
6.网格线:在Excel工作表中用于划分不同行、列的横线和竖线被称为“网格线”。通过网格线用户可以方便地辨别行、列及单元格的位置。在Excel默认设置下,网格线仅用于方便分辨行列,不会随着工作表内容被打印机打印。
以上6个有关Excel软件的知识点需要同学们牢记,并能够清楚其中的区别与联系,接下来我们将以Excel2021版本为例深入学习如何进行电子表格处理。
制作员工工资表
任务描述
郑鑫刚刚大学毕业,应聘在一家公司的人事部门工作。他接到的第一项工作任务是利用Excel软件对公司职工的工资情况进行列表统计,并对工资表格式进行调整和美化等操作。
技术分析
通过观察案例图片进行技术分析可知,技能点包含有:技能点1:Excel 2021的启动与退出,技能点2:熟悉Excel 2021工作界面,技能点3:新建、保存、保护Excel工作簿,技能点4:工作表的基本操作,技能点5:单元格数据输入,1.合并和拆分单元格,2.特殊数据录入,3.快速录入数据,4.数据验证,5.数据修改,6.设置单元格格式,技能点6:设置行高、列宽,技能点7:设置工作表的背景、主题,技能点8:页面布局、打印预览和打印操作。
任务讲解
接下来通过制作员工工资表学习上述操作技能。
技能点1:Excel 2021的启动与退出
以Windows11为例,单击“开始”按钮,在弹出的“开始”菜单中选择“所有程序”,在下拉列表中单击“Excel”命令,启动Excel软件。选择打开的Excel软件,单击右上角叉号,可关闭Excel软件。
技能点2:熟悉Excel 2021工作界面
Excel 2021软件中工作界面包含标题栏、快速访问按钮、Microsoft搜索框、功能选项卡、状态栏等,在此我们仅介绍Excel 2021软件界面中特有的元素:
1.名称框:也称为活动单元格地址框,用于显示活动单元格的位置、选择状态或命名活动单元格。
2.编辑栏:用于显示和编辑活动单元格中的数据和公式,其左边有三个按钮,分别用于输入数据的取消、确认和插入函数。
3.列标、行标:位于每一列或行的上方或左方,用于显示列或行号,可选择是否显示或编辑字体样式、大小,但不可编辑其中内容。单击列标或行标可选择整列或整行。
4.单元格:Excel中最基本的编辑单位,在其中可以输入数字、字符串、公式等数据。
5.工作表标签:用于显示当前工作簿文件中包含的工作表名,用鼠标单击工作表名,可在不同的工作表间进行切换。当工作表较多时,在该区域还将出现一个滚动条,用于调整显示的工作表。
6.状态栏:左侧用于显示与当前操作相关的一些信息和窗口状态。状态栏右部显示了视图切换按钮和当前的视图模式,同时还显示了窗口比例及比例调节滑块。
技能点3:新建、保存、保护Excel工作簿
1.新建空白工作簿
单击“开始”按钮,在弹出的“开始”菜单中选择“所有程序”,在下拉列表中选择Excel命令,启动EXCEL软件,即可新建空白工作簿。默认建立的工作簿名称为“工作簿1”。
2.保存工作簿
单击“文件”选项卡,单击“保存”或“另存为”选项,在单击“其他位置”中浏览,弹出“另存为”对话框,选择文件保存位置,录入文件名:“员工工资表”,可选择保存类型,此案例选择默认类型。注意:“保存”和“另存为”选项的区别在于,如果是第一次保存新建的工作簿,两者都会弹出 “另存为”对话框。如果是已经保存过的工作簿,点击“保存”按钮则不会弹出对话框。
3.保护工作簿
为了防止他人浏览、修改或删除工作簿。可以对工作簿进行保护:在“文件”选项卡中选择“另存为”选项,在弹出的“另存为”对话框中单击右下角的“工具”下拉按钮。在打开的下拉列表中选择“常规选项”,打开“常规选项”对话框,在“打开权限密码”和“修改权限密码”文本框中输入密码。举例输入密码为“1234”,单击“确定”按钮,会弹出“确认密码”对话框,要求重复输入刚才设置的密码。重复输入密码后,单击“确定”按钮,返回到“另存为”对话框,单击“保存”按钮完成操作。
技能点4:工作表的基本操作
1.插入工作表:打开Excel 2021,选择“开始”选项卡“单元格”组“插入”下拉按钮,单击“插入工作表”按钮,默认名字为Sheet2。也可单击Sheet1右侧加号插入新工作表。
2.设置工作表标签颜色:选择Sheet1工作表,单击鼠标右键在列表中选择“工作表标签颜色”按钮,选择“红色”。
3.隐藏/显示工作表:选择Sheet2工作表,单击鼠标右键在列表中选择“隐藏”按钮。选择Sheet1工作表,单击鼠标右键在列表中选择“取消隐藏”按钮,弹出“取消隐藏”对话框,单击“确定”按钮。
4.重命名工作表:选择Sheet1工作表,单击鼠标右键在列表中选择“重命名”按钮,名称为:员工工资表。
5.删除工作表:选择Sheet2工作表,单击鼠标右键在列表中选择“删除”按钮。
技能点5:单元格数据输入
我们将根据案例图片录入相应数据。
首先制作员工工资表表头,这里会用到【合并和拆分单元格】功能:单击A1单元格,输入“员工工资表”,选择单元格区域A1:R1,单击“开始”选项卡“对齐方式”组中的“合并后居中”按钮。如想拆分单元格,可选中A1单元格,单击“合并后居中”下拉按钮,选择“取消单元格合并”可拆分单元格。按住“Ctrl”和“Z”键,将取消单元格合并的操作撤销。
单击A2单元格,输入“员工编号”,按键盘右箭头,在B2中输入“所属部门”,然后依次输入 “员工姓名”“性别”“基本工资”“薪级工资”“绩效工资”“补助”“应发工资”“医疗保险”“养老保险”“职业年金”“公积金”“所得税”“扣款”“实发工资”“绩效名次”“签字”等相应内容。
数据的录入中,我们会遇到“录入以0开头的编号”情况,这是一种【特殊数据录入】默认情况下,当我们直接在单元格内输入以0开头的编号时,软件会自动省略0,这种情况我们可以用两种方式进行处理。
方法一:选择需要录入编号的区域:A3:A22单元格,单击“开始”选项卡,在“数字”组中,单击右下角的箭头,也称为“对话框启动器”,弹出“设置单元格格式”对话框,在“数字”选项卡的分类中选择“文本”,单击“确定”按钮。选择A3单元格录入员工编号0242023001。调出单元格格式对话框也可用快捷键Ctrl+1。
方法二:选择S3单元格,调整输入法为英文半角状态,输入“单引号(’)”在其后录入编号0242023001”。
注意:文本格式的数值在单元格的左上角会出现一个绿色三角号,以显示其为文本格式。如果想将此类单元格还原为数值类型,需选择单元格,在临近弹出的警告标志中单击右侧下拉菜单按钮,选择“转换为数字”。
以上两种方法都可完成以0开头的编号录入,也可用于完成身份证号码等因数值长度过大而自动被软件以科学计数法表示的内容的录入。
接下来看【快速录入数据】,可以使用“填充柄”或应用“组合键”等方式实现。本任务中,A列其他员工编号的录入可用到“填充柄”功能。单击A3单元格,将鼠标移动到该A3单元格右下角,鼠标由原来的白十字变成了黑十字,按住鼠标左键拖拽到A22单元格后释放鼠标,这时Excel将会自动填充数据。填充后会出现一个填充选项图标,使用者可根据需要选择不同的填充方式,本次我们选择“填充序列”。“所属部门”列的内容,我们可以应用组合键实现快速录入相同内容。首先选择B3单元格,按住Ctrl键,点选B3到B22区域中所属部门为销售部的单元格,松开Ctrl键,利用键盘录入“销售部”,按住Ctrl键不动,再单击回车键。
其他所属部门录入方法相同。员工姓名列按图例录入。
性别列数据的录入可用到【数据验证】功能,即为“性别”列定义数据有效性。选择需要定义有效数据的区域D3:D22单元格,单击“数据”选项卡,选择【数据工具】组中的“数据验证”下拉按钮,单击下拉列表中“数据验证”按钮,弹出“数据验证”对话框,选择“设置”选项卡,数据验证条件设置中允许选择“序列”,来源处输入:“男,女”(注意,其中的逗号要以英文半角状态输入),单击“确定”按钮。选择D3单元格,单元格右边会出现一个下拉按钮,单击按钮会出现下拉列表,分别为“男”和“女”两个选项,为所有员工选择对应的性别。
接下来按照案例图录入工资数据,暂时只录入工资具体数值即可。
【数据修改】包括以下方式:
(1)插入行:如果想在第5行上方插入一行,选择第5行行标,单击“开始”选项卡“单元格”组“插入”下拉按钮,单击“插入工作表行”按钮。
插入列:如果想在第E列左侧插入一列,选择第5列列标,单击“开始”选项卡“单元格”组“插入”下拉按钮,单击“插入工作表列”按钮。
注意:插入行列默认是在选定行或列的上方或左侧插入,要插入多行或多列,可在执行插入一行或一列后,按F4键。
(2)删除行:选择需要删除的行,单击“开始”选项卡“单元格”组“删除”下拉按钮,单击“删除工作表行”按钮。
删除列:选择需要删除的列,单击“开始”选项卡“单元格”组“删除”下拉按钮,单击“删除工作表列”按钮。
(3)删除单元格:选择需要删除的单元格,如S3单元格,单击“开始”选项卡“单元格”组“删除”下拉按钮,单击“删除单元格”按钮,弹出“删除文档”对话框,选择一种单元格删除后原表格变化的方式,单击“确定”按钮。
以上插入行列,删除行列、删除单元格都可以利用单击鼠标右键弹出的快捷方式完成。
【设置单元格格式】
(1)设置数据格式
工资数据区域的单元格均需要设置单元格格式为货币格式。选择E3:P22单元格区域,单击“开始”选项卡“数字”组对话框启动器,在弹出的“设置单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡,分类列表中选择“货币”选项,右侧小数位数设置为1,货币符号选择¥人民币符号。单击“确定”按钮,接下来只需要录入数据,就会自动在数据前加上货币符号。
数字格式还可设置日期型、百分比、文本等其他格式,也可自定义数据格式。根据实际需要选择合适的格式。
(2)设置字体格式
选择A1单元格,单击“开始”选项卡,选择“字体”组中“字体”设置为黑体,字号设置为20磅。选择A2:R22单元格区域,选择“字体”组中“字体”为宋体,字号:10磅。
(3)设置对齐方式
选择A1:R22单元格区域,单击“开始”选项卡“对齐方式”组中垂直居中按钮、居中按钮使单元格中数据在垂直和水平方向均居中。也可单击“开始”选项卡“对齐方式”组对话框启动器,在弹出“设置单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡,水平对齐选择“居中”,垂直对齐选择“居中”。
(4)设置边框和底纹
设置边框线:选择A1:R22单元格区域,单击“开始”选项卡“单元格”组“格式”下拉菜单按钮,选择“设置单元格格式”按钮,弹出“设置单元格格式”对话框,选择“边框”选项卡,样式默认,预置单击“内部“,样式选择双实线,颜色选择绿色,预置单击外边框,在预览区域可看到效果后,单击“确定”按钮。
设置单元格底纹:选择A1单元格,单击“开始”选项卡“单元格”组“格式”下拉按钮,选择“设置单元格格式”按钮,弹出“设置单元格格式”对话框,选择“填充”选项卡,图案颜色设置“绿色”,图案样式设置“细 逆对角线 条纹”。
技能点6:设置行高、列宽
方法一:使用命令按钮调整行高和列宽:
选定要调整的一行或多行(一列或多列),单击“开始”功能选项卡的“单元格”组中“格式”下拉按钮,在列表中选择“行高”或“列宽”按钮,打开“行高”或“列宽”对话框,然后输入所需数值。这里我们将第2行到第22行行高设置为20,所有列宽设置为10。
也可选定要调整的行列,在行标或列标处单击鼠标右键,从快捷菜单中选择的“行高”或“列宽”命令完成操作。
方法二:使用鼠标拖动调整行高和列宽
选定要调整的行或列,将鼠标移到选定的行标或列标的下边线或右边线上,当鼠标光标呈现双向调整箭头时,按住鼠标左键并拖动,这时会显示一条虚线指示要调整到的边线的位置,并且指针的右上角也显示出一个数值,调整到适合位置后释放鼠标。
方法三:根据内容调整行高和列宽
选定要调整的行或列。单击“开始”功能选项卡的“单元格”组 “格式”下拉按钮,在列表中选择“自动调整行高”或“自动调整列宽”按钮。这里我们再设置一下自动调整列宽。
自动调整行高和列宽也可选定要调整的行或列,将鼠标指针移到选定的行标或列标的下边线(右边线)上,当鼠标光标呈现双向调整箭头时,双击鼠标左键,Excel会自动根据行或列内的内容来调整行高及列宽。
技能点7:设置工作表的背景、主题
工作表美化除了设置单元格格式外,也可以通过设置工作表的背景和主题来完成。
设置工作表的背景:单击“页面布局”选项卡,选择“页面设置”组中“背景”按钮,弹出“插入图片”对话框,选择“从文件”,在弹出的“工作表背景”对话框中,选择存放背景图片位置,并选择背景图片,单击“插入”按钮。在“页面设置”组中单击“删除背景”可删除设置的背景图片。
设置工作表主题:单击“页面布局”选项卡,选择“主题”组中“主题”下拉按钮,选择内置主题“大都市”。
技能点8:页面布局、打印预览和打印操作
【页面布局】设置:单击“页面布局”选项卡,选择“页面设置”组中“页边距”下拉按钮,在下拉列表中选择“自定义页边距”按钮,弹出“页面设置”对话框,在“页边距”选项卡中左边距设置为1,右边距设置为1,居中方式设置为水平。在此对话框中单击“页面”选项卡,在方向选项中选择“横向”。单击“页眉/页脚”选项卡,可设置自定义页眉和页脚,单击“自定义页脚”按钮,弹出“页脚”对话框,左部:输入“考勤员:”;中部:输入“审批人:”;右部:输入“制表人:”,因为页脚“右部”内容的显示方式为右对齐,因此为了实际显示效果更佳,我们可以在输入完右部需要显示的内容后加几个空格,以便制表人有足够的位置用来签字,单击“确定”按钮,返回“页脚”对话框,再次单击“确定”,返回“页面设置”对话框,单击“确定”按钮,完成页面设置。
【打印预览和打印】:单击“文件”选项卡,选择“打印”选项,可以预览工作表打印效果。在打印设置位置可选择打印活动工作表或打印整个工作簿或打印选定区域,设置完成后单击“打印”按钮,即可完成工作表打印。
到目前员工工资表已完成,单击保存按钮。下一个任务中将使用当前任务文件。
能力扩展:完成学生成绩表,技能点增加打印标题和分隔符,可在页面布局选项卡页面设置组中设置。
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