分析处理员工工资表
任务描述
下周，公司领导决定到人力资源部调研，部门全体人员正在积极准备相关的汇报、展示材料。郑鑫专门负责人事劳资工作，他需要对公司的员工工资表进行适当分析，以方便领导清晰、快速地了解公司员工的工资和收入情况。分析处理的内容包括按特定的要求进行排序、筛选、分类汇总和利用图表、样式等功能清晰展示报表，并对工作簿和工作表进行保护。
技术分析
那么针对此任务描述进行技术分析可知，技能点包含有排序、筛选、高级筛选、分类汇总、数据图表、条件格式、套用表格样式与应用样式、工作簿和工作表的保护。
任务讲解
接下来我们进行任务讲解，通过分析处理员工工资表中的数据来学习上述操作技能。技能点1：排序
排序操作用于按照某一个或多个字段值来调整数据的显示顺序，以帮助观察数据。排序依据的字段称为关键字，关键字可以是一个也可以是多个，关键字的值可以是数字、字母、汉字，还可以是日期、时间甚至是某个序列，而对于汉字可以按声母排序，也可按笔画排序。
本次排序要求：实发工资降序，绩效工资降序，员工姓名根据姓氏笔划顺序升序排序。
我们看具体操作：首先打开员工工资表.xlsx文件，将“员工工资表”工作表重命名为“工资源表”，接下来复制一个与工资源表一样的工作表，在工作表标签处选择“工资源表”，单击鼠标右键选择“移动或复制”，在“下列选定工作表之前：”选项中选择“（移至最后）”，勾选“建立副本”复选框，单击“确认”按钮。即可复制出一张新工作表，我们将新复制出的工作表标签名修改为“排序”。
在复制出的“排序”工作表进行排序操作，首先选择A2：R22单元格区域，单击“数据”选项卡，选择“排序和筛选”组中“排序”按钮，会弹出“排序”对话框，根据要求，排序依据选择“实发工资”，次序选择降序；接下来单击“添加条件”按钮，生成次要排序条件，次要关键字选择“绩效工资”，次序选择“降序”；最后一项排序依据是员工姓名根据姓氏笔划顺序升序排序，需要再次单击“添加条件”按钮，次要关键字选择“员工姓名”，单击“选项”按钮，会弹出“排序选项”对话框，方法选择“笔划排序”，单击“确定”返回到“排序”对话框，次序选择“升序”，单击“确定”按钮，就完成指定条件的排序。我们可以对比第3行和第4行，实发工资相同，按绩效工资降序排序，第13和14行数据，实发工资相同，绩效工资相同，则按员工姓名笔划顺序升序排序。
技能点2：筛选
数据筛选功能非常实用，用户可以通过该功能对表格中的数据进行过滤，只显示符合条件的数据，不满足条件的数据处于隐藏状态，但不会被删除或改变数据值。筛选功能是在“数据”选项卡“排序和筛选”组中选择“筛选”按钮，就可以按照需要进行筛选。一般称这种筛选为自动筛选。
本次数据筛选的要求为，筛选出销售部人员中绩效工资高于2000元的相关信息。根据要求可知要针对销售部所在的所属部门字段和绩效工资字段进行筛选。
我们来具体操作一下：首先使用“移动或复制”工作表功能将工资源表复制出一个副本，移至工作表标签的最后，并重命名为“筛选”。筛选的操作在此工作表中完成，首先我们选择A2：R22单元格区域，单击“数据”选项卡，选择“排序和筛选”组中“筛选”按钮，各字段名右侧会出现下拉按钮，这种情况下表示已成功建立筛选。单击各下拉按钮便可以制定规则并进行相应的数据筛选。
按照本次操作要求，单击所属部门右侧下栏按钮，依次选择“文本筛选”-“等于”，会弹出“自定义自动筛选方式”对话框，在已列出的“等于”条件右侧的文本框下拉列表中选择“销售部”，单击“确定”按钮，就可以把销售部筛选出来。如想取消筛选，可单击“数据”选项卡中“排序和筛选”组中“消除”按钮。
按所属部门筛选的操作也可以按照如下方法进行：首先在单击“所属部门”右侧下拉按钮，弹出下拉菜单后，在菜单下方的列表区直接取消“全选”复选框，只单击选择“销售部”复选框，再单击“确定”按钮。此方法适用于筛选的文本内容少，很容易查找的情况。
接下来看如何进行数值筛选，首先单击“绩效工资”字段名右侧下拉按钮，选择“数字筛选”“大于”，弹出“自定义自动筛选方式”对话框，在已列出的“大于”条件右侧的文本框中输入2000，单击“确定”按钮。以上操作就可以筛选出销售部人员中绩效工资高于2000元的相关信息。
技能点3：高级筛选
Excel的筛选功能可以针对一个字段或多个字段设置条件并筛选出数据信息，筛选时每个字段可以设置一个条件（例如对“所属部门”字段设置筛选条件为“销售部”或对“薪级工资”字段设置筛选条件为“大于2500”）。此时，若用户对一张工作表的多个字段设置筛选条件，则软件返回的结果是同时满足所有条件的数据信息。而高级筛选功能不仅可以实现筛选功能的全部效果，还可以实现更高级的操作，即对多个字段设置筛选条件后，可以根据需要显示分别满足不同条件的数据信息，例如只要满足筛选条件中某一条件的信息。
高级筛选还可以直接将筛选出的数据单独列出，在不改变原筛选区域数据信息的情况下方便对筛选结果剪切和复制。简单讲，对工作表进行多字段筛选，筛选功能只能选出满足“与”关系的数据信息，而高级筛选功能还可以选出满足“或”关系的数据信息。
高级筛选的操作重点是设置条件区域，需要我们提前将筛选条件以表格的形式在工作表的空白区域先整理好。条件区域表格的第一行 列出想要设置筛选条件的字段名，可以通过复制字段名来完成，条件区域表格的第二行至第n行用于填写对各字段的筛选条件，多个字段的筛选条件写在一行的，表示“与”关系（即结果需要几个条件都满足），每个筛选条件写在不同行的，表示“或”关系（即结果只满足其中一个条件就会被筛选出）。
我们看具体的案例，通过高级筛选完成如下操作要求，筛选出销售部员工薪级工资高于2500元或绩效工资高于2000元的数据信息。根据要求可知需要筛选出所属部门是销售部，且满足薪级工资高于2500元或者绩效工资高于2000元。
我们来进行具体操作：首先使用“移动或复制”工作表功能将工资源表复制出一个副本，移至工作表标签的最后，并重命名为“高级筛选”。高级筛选之前要先完成筛选条件。
在员工工资表内先单击选中B2单元格，再按住“Ctrl”键，分别单击F2、G2两个单元格，将“所属部门”“薪级工资”“绩效工资”三个字段名进行复选，复制并粘贴在D36开始的一行内。在D37单元格开始，填入需要高级筛选的具体条件。“薪级工资”“绩效工资”两个字段满足一个即可，所以我们要分两行。注意大于号一定是在英文半角状态下输入。完成筛选条件后，选择A2：R22单元格区域，单击“数据”选项卡“排序和筛选”组“高级”按钮，会弹出“高级筛选”对话框，选择“将筛选结果复制到其他位置”，此时列表区域内容已自动填充，在“条件区域”栏内选择D36:F38单元格，在“复制到”栏内选择某一单元格，在此处选择A40单元格，单击“确定”按钮，即可从A40单元格开始生成销售部员工中薪级工资高于2500元或绩效工资高于2000元的相应数据信息。
技能点4：分类汇总
分类汇总就是在一个大的数据清单中，以某个字段为关键字段，将其分成若干个组，按顺序将每个组排在连续的区域，再分别对每组的数据进行各种统计运算。需要注意的是，在创建分类汇总之前，必须先对需要分类汇总的关键字段进行排序，即先将同类数据“分类”，再进行汇总统计。若不进行排序，即使是同类的数据也会因为未连续排布在一起而被软件默认视为不相同分类，被创建出一个新的分类。
本次任务需要建立所属部门实发工资的分类汇总。
具体操作是：使用“移动或复制”工作表功能将工资源表复制出一个副本，移至工作表标签的最后，并重命名为“分类汇总”。首先选择A2:R22单元格区域，在“数据”选项卡中，单击“排序和筛选”组中的“排序”按钮，对“所属部门”字段进行排序。
排序后再进行分类汇总，单击“数据”选项卡的“分级显示”组中的“分类汇总”按钮，打开“分类汇总”对话框，在“分类字段”的下拉列表中选择“所属部门”。在“汇总方式”的下拉列表中选择“平均值”。在“选定汇总项”列表框中选定要汇总的一个或多个字段，我们需要选择的是“实发工资”，同时取消默认选择的“签字”。最后，单击“确定”按钮，完成分类汇总操作。
默认情况下，分类汇总表将显示每一类的全部数据及汇总数据，单击工作表左侧的“+”和“-”按钮可以显示或隐藏单个分类汇总的明细。单击工作表左侧上部的分级工具条内的数字可以直接定位要显示的层级。
如果要全部删除分类汇总，可将鼠标定位到工作表任一单元格中，单击“数据”选项卡“分级显示”组中“分类汇总”按钮，在弹出的“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮。在这里不做操作，以上是分类汇总功能。
技能点5：制作数据图表
现实生活中，当人们面对一张具有大量数据的表格时，通常很难快速分析出表中数据的特点或趋势，但展示一个依据数据做出的图表却很容易被人们理解和分析。
Excel软件提供了非常丰富的图表功能，可以把工作表中的数据及其变化规律以图形的方式展示出，使数据更容易被接受和理解。图表功能以工作表的数据为依据，当引用一个区域的数据建立图表后，对该区域内的数据进行改动时，图表也会在同时自动做出相应变化。同时，Excel还支持用户对图表进行美化，包括修改字体、颜色和图案等，使图表更加美观。
这次的任务是创建一张图表，展示各员工的实发工资。
具体操作如下：使用“移动或复制”工作表功能将工资源表复制出一个副本，移至工作表标签的最后，并重命名为“图表”。同时选定数据区域C2：C22和P2：P22，选择“插入”选项卡，在“图表”组中单击“插入柱状图或条形图”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“簇状柱状图”，即完成图表的创建。
将鼠标移至图表的边框上，当指针形状变成十字箭头时，拖动图表到合适的位置。将鼠标移至图表边框的控制点上，当指针变为双向箭头形状时，按住鼠标左键拖动调整图表的大小。接下来我们分区域对图表进行编辑和美化。
在图表标题区域右击，从弹出的快捷菜单中选择“字体”选项，打开“字体”对话框，在“中文字体”下拉列表框中选择“黑体”选项，在字体颜色框中选择标准色中的“浅绿”，点击“确定”按钮。单击图表标题文字，将图表标题修改为“员工实发工资图表”，右击鼠标从弹出的快捷菜单中选择“设置图表标题格式”，从工作表右侧调出“设置图表标题格式”任务窗格，标题选项中选择纯色填充，颜色设置为“浅绿，背景2”。
接下来看图表的几个区域。第一个图表区：包含整个图表及其全部元素。在图表空白区域右击，从弹出的快捷菜单中选择“设置图表区域格式”选项，在工作表右侧调出“设置图表区格式”任务窗格，在图表选项中选择图案填充，图案设置为“点线：5%”。
绘图区：通过坐标轴来界定的区域，包括所有数据系列、分类名、刻度线标志和坐标轴标题等。选择绘图区，工作表右侧调出“设置绘图区格式”任务窗格，绘图区选项中填充选择图片或纹理填充，纹理设置为“蓝色面巾纸”。
数据系列：是指在图表中绘制的相关图形（数据），这些数据来自数据表的行或列。选择数据系列，工作表右侧调出“设置数据系列格式”任务窗格，系列选项中填充选择渐变填充，预设渐变设置为“顶部聚光灯 个性化3”。
图例：用于标识和区分图表中的数据系列。选择“图表设计”选项卡，在“图表布局”组中单击“添加图表元素”下拉按钮，选择“图例”选项，单击“右侧”按钮。
数据标签：用来标识数据系列中数据的详细数值。选择“图表设计”选项卡，在“图表布局”组中单击“添加图表元素”下拉按钮，选择“数据标签”选项，单击“数据标签外”按钮。
以上是自定义图表样式，我们也可以通过“图表设计”选项卡“图表样式”组选择图表样式修改图表的效果。
技能点6：使用条件格式
使用Excel中的条件格式功能，可以预置一种单元格格式，并在指定的某种条件被满足时自动应用于目标单元格。可以预置的单元格格式包括边框、底纹、字体颜色等。此功能可以根据用户的要求，快速对特定单元格进行必要的标识，以起到突出显示的作用。
下面讲解具体示例：复制“工资源表”工作表至所有工作表最后，重命名为“条件格式”。示例1：突出显示出薪级工资大于2000元的员工信息。操作如下：选中F3：F22区域，选择“开始”选项卡“样式”组中条件格式，弹出条件格式列表，在“突出显示单元格规则”中选择“大于”，在条件空格中填写2000，设置为浅红填充色深红色文本。
示例2：显示出绩效工资前3名的员工信息，操作如下：选中G3：G22，点击“开始”选项卡“样式”组内的条件格式按钮，在弹出的条件格式列表中，选择“最前/最后规则”中的“前10项”，弹出“前10项”对话框，在条件数值框空格中填写3，设置为黄填充色深黄色文本。
示例3：利用渐变填充-绿色填充条显示补助数据。操作如下：选中H3：H22区域，选择“开始”选项卡“样式”组中条件格式，弹出条件格式列表，选择数据条中渐变填充-绿色数据条。
示例4：利用红黄绿色阶显示实发工资数据。选中I3：I22区域，选择“开始”选项卡“样式”组中条件格式，弹出条件格式列表，选择色阶-红黄绿色阶。
技能点7：套用表格样式与应用样式
在Excel工作表中快速设置格式的方法是使用“套用表格格式”功能。采用这种方式对工作表进行格式化操作，可以节省时间，效果良好。套用格式是数字格式、对齐、字体、边框线、图案、颜色、列宽和行高的组合。当选定了一个区域并应用自动套用格式时，Excel决定该选定区域中汇总和明细项的级别并应用相应的格式。
复制“工资源表”工作表至所有工作表最后，重命名为“套用样式”。选择A2：R22单元格区域，在“开始”选项卡中，单击“样式”组中的“套用表格样式”按钮，在下拉列表中选择“表样式中等深浅9”，弹出创建表对话框。对话框中表数据的来源项已经默认填充，这里仅需要单击确定按钮即可快速完成表样式的套用。选中A1单元格，在“开始”选项卡中，单击“样式”组中的“单元格样式”下拉按钮，在下拉列表中选择“标题”样式。
技能点8：工作簿的保护、撤销保护，工作表的保护、撤销保护
保护工作簿：在“审阅”选项卡中，单击“保护”组中的“保护工作簿”按钮，打开“保护结构和窗口”对话框，在“密码”文本框中输入密码0。单击“确定”按钮。弹出“确认密码”对话框，然后在此对话框中再次输入密码即可完成工作簿的保护。
保护工作表：在“审阅”选项卡中，单击“保护”组中的“保护工作表”按钮，打开“保护工作表”对话框，在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入密码0。单击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框，然后在此对话框中再次输入密码0，即可完成工作表的保护。
如果要修改工作簿或工作表中的任意单元格，系统会弹出已保护的提示信息。在“审阅”选项卡中，单击“保护”组中的“撤销工作表保护”按钮，在打开的对话框中输入设定的密码，单击“确定”按钮，即可完成撤销保护，撤销工作簿保护同理。
那么现在工作表就做好了，所涉及到的技能点你学会了吗？
接下来看能力扩展部分
如果你学有余力可以尝试做一下扩展中的案例，制作学生成绩统计表，对表格中数据做排序、筛选、分类汇总等操作。
视频讲解
